CaT Concepts and Training GmbH im Gespräch mit Carolin Denkler, Expertin LMS und E-Learning
Frau Denkler, der DWD ist keine klassische Behörde. Wie prägt das Ihre Arbeit im Bildungsmanagement?
Das spüren wir in nahezu jedem Prozess. Wissenschaftliche Arbeit und Forschung machen, genau wie das Wetter, an keiner Landesgrenze halt, verändern sich schnell und müssen sich immer wieder neunen Rahmenbedingungen anpassen. Und so ist auch unser Bildungsmanagement darauf ausgelegt, möglichst offen und flexibel zu sein. Unsere Mitarbeitenden sind deutschlandweit vernetzt und arbeiten regelmäßig mit Partnern aus anderen Bundesbehörden, europäischen Wetterdiensten und Forschungseinrichtungen zusammen. Der DWD ist dabei auch geprägt von einer hohen fachlichen Diversität –. Bei uns arbeiten Spezialist*innen aus unterschiedlichen Disziplinen, die gemeinsam an innovativen Lösungen für Wetter- und Klimafragen arbeiten. Das erfordert eine technische Infrastruktur, die nicht nur intern funktioniert und den vielen Anforderungen gerecht wird, sondern auch externe Partner ohne zusätzliche Hürden einbinden kann.
Wie lief die Fortbildung im DWD vor LeOn ab?
Vor der Einführung von LeOn war das Management unserer Fortbildungen stark papiergebunden. Die berühmte „Umlaufmappe“ – ein brauner Pappdeckel für die interne Hauspost – war das zentrale Werkzeug: Fortbildungsanträge der Beschäftigten wurden ausgedruckt, ausgefüllt, unterschrieben und dann per Hauspost durch die Hierarchien geschickt. Das war nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig und insbesondere für unsere bundesweit verteilten Standorte äußerst umständlich. Die Bearbeitung von Anträgen dauerte oft Wochen, und der Status eines Antrags war für die Beteiligten meist eine Blackbox. Seit der Pandemie sind wir zwar auf den Mailversand der Anträge umgestiegen, aber ein eingescanntes Formular als Mailanhang ist keine wirkliche Digitalisierung.
Was war der Antrieb, eine eigene Plattform zu entwickeln?
Wir wollten Geschwindigkeit, Transparenz und Offenheit schaffen. Ziel war es, sämtliche Prozesse des Bildungsmanagements – von der Fortbildungsbedarfsmeldung über die Genehmigung bis zur Teilnahmebescheinigung – vollständig zu digitalisieren und zu automatisieren. Gleichzeitig sollte die Plattform offen für externe Partner sein, um unsere Zusammenarbeit auch im System abzubilden. Ein reines Standard-ILIAS war dafür nicht ausreichend, weshalb wir uns für cate, ein ILIAS-System mit vielen personalisierten Erweiterungen, entschieden haben. So konnten wir sowohl die komplexen Genehmigungsworkflows als auch die Anforderungen an Datenschutz, Barrierefreiheit und Zugänglichkeit umsetzen.
Wie funktioniert LeOn heute im Detail?
LeOn ist weit mehr als ein klassisches Lernmanagementsystem. Das gesamte Fortbildungsportfolio des DWD – von Präsenzseminaren über Online-Trainings bis hin zu hybriden Formaten – ist thematisch vorsortiert, verschlagwortet und über eine leistungsfähige Volltextsuche jederzeit auffindbar. Mitarbeitende können ihre gewünschte Fortbildung direkt online buchen. Nach der Buchung wird automatisch ein digitaler Genehmigungsprozess angestoßen, bei dem die Führungskraft per E-Mail benachrichtigt wird und mit einem Klick den Antrag genehmigen oder ablehnen kann. Die Plattform bildet die komplette Organisationsstruktur des DWD ab, sodass auch mehrstufige Genehmigungsprozesse – etwa die Beteiligung von Personalrat oder Schwerbehindertenvertretung – digital und transparent ablaufen. Nach der Freigabe erstellt das System automatisch die erforderlichen Dienstreiseverfügungen. Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate werden dauerhaft im Profil der Mitarbeitenden hinterlegt und können vom Personalmanagement bei Bedarf abgerufen werden.
Auch Pflichtunterweisungen, etwa zu Arbeitsschutz, oder Führen von Dienstkraftfahrzeugen, werden über LeOn abgewickelt. Die Beschäftigten werden automatisiert per E-Mail an anstehende Unterweisungen erinnert, und Führungskräfte können den Status jederzeit einsehen. Besonders wichtig ist uns die Barrierefreiheit: Die E-Learning-Kurse sind nach den WCAG-Richtlinien gestaltet, vertont, mit Untertiteln versehen, für Screen Reader lesbar und per Tastatur bedienbar. So stellen wir sicher, dass alle Mitarbeitenden – unabhängig von individuellen Voraussetzungen – Zugang zu unseren Bildungsangeboten haben.
Welche Rolle spielen externe Partner und wie wird die Plattform technisch betrieben?
Externe Partner spielen eine zentrale Rolle. LeOn ist bewusst so konzipiert, dass auch Kooperationspartner – ob nationale Behörden oder internationale Forschungseinrichtungen – rollenbasierte Zugänge erhalten können, ohne dass zusätzliche IT-Hürden entstehen. Die Plattform wird als „Software as a Service“ (SaaS) in einem deutschen, ISO-zertifizierten Rechenzentrum betrieben. Das garantiert nicht nur eine hohe Verfügbarkeit und DSGVO-konforme Datenverarbeitung, sondern auch regelmäßige Updates, schnelle Sicherheits-Patches und flexible Skalierbarkeit. So können wir bei Bedarf kurzfristig zusätzliche Nutzergruppen integrieren oder Testinstanzen aufsetzen, um neue Funktionen unter Realbedingungen zu testen.
Was hat sich durch LeOn am stärksten verändert?
Die Transparenz und Geschwindigkeit haben sich grundlegend gewandelt. Früher gab es einmal im Jahr einen PDF-Katalog mit den Fortbildungsangeboten – ob ein Termin aktuell war oder noch Plätze verfügbar waren, konnten Mitarbeitende oft nur erahnen. Heute ist das gesamte Angebot live, aktuell und jederzeit durchsuchbar. Der gesamte Antragsprozess, der früher Wochen dauerte, ist jetzt in wenigen Minuten erledigt. Auch die Akzeptanz ist spürbar gestiegen: Selbst Kolleg*innen, die digitalen Lösungen anfangs skeptisch gegenüberstanden, schätzen den Wegfall von Papierkram und die einfache Handhabung.
Welche Weiterentwicklungen sind geplant?
Wir arbeiten aktuell an einem Übertrag von Daten an unser SAP-System, damit erfolgreiche Teilnahmen an genehmigten Fortbildungen automatisch in die Personalakte übernommen werden können. Auch sollen noch weitere Zielgruppen Zugang auf das System bekommen. Was das Fortbildungsmanagement betrifft, sind wir außerdem gerade dabei, den Erwerb und die regelmäßige Erneuerung der Wetterberatungslizenzen in LeOn abzuwickeln und zu dokumentieren.
Ihr persönliches Fazit?
LeOn hat den DWD von der Umlaufmappe ins digitale Zeitalter katapultiert. Für eine wissenschaftlich geprägte Bundesbehörde ist das ein wichtiger Schritt: Wir sind agiler, vernetzter und können neue Fortbildungsangebote – von Klimamodellierung bis Datenethik – viel schneller in die Fläche bringen. Die Digitalisierung der Prozesse hat nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch den ökologischen Fußabdruck reduziert: Allein durch die Umstellung auf digitale Anträge wurden bereits rund 12.000 Blatt Papier eingespart. Für mich persönlich ist es besonders motivierend zu sehen, wie eine offene, barrierefreie und zukunftsfähige Lernumgebung den Wissenstransfer im DWD nachhaltig beschleunigt.
